Logo Logo

www.easyprax.de

Hilfe (Startseite)

Patienten-Verwaltung

Übersicht

Neuaufnahme eines Patienten

Kassenversion [EASYPRO]

Hier erscheint das Fenster, mit dem Sie einen neuen Schein eintragen können. Voreingestellt ist „Behandlungschein“, bei anderen Schein-Typen klicken Sie die entsprechende Markierung an. Es erscheint das Scheinmenue. Nach Eintragung der Daten gelangen Sie wieder zum Patientenmenue. Wiederum mit ok speichern Sie den Patienten ab.

Alle Einzelheiten zum Eintragen von Kassen-Patienten und Kassen-Scheinen finden Sie unter Kassenscheine, Kassenziffern und KV-Abrechnung.

Das Patientendaten-Menue

Patientendaten-Menue (Kassenpatient):

Menue Patientendaten

Bei Kassenpatienten sind die Kassenschein-Daten unter der Anwahlliste "Scheine" zugreifbar (unten, Mitte). Aufgelistet und durch Anklicken anwählbar sind die bereits eingetragenen Scheine. Farbpunkte zeigen den Stand des Versicherungsschutzes: grün = aktueller Schein per Chipkarte eingetragen, gelb = Ersatzverfahren (manuelle, provisorische Eintragung der Chipkartendaten), rot = keine Chipkarte. Ein zusätzlicher roter Punkt zeigt an, ob im Scheinmenue die Option "Schein fehlt" markiert worden ist (rot = für früheres Quartal, violett = für aktuelles Quartal). Alles weitere hierzu siehe unten: Kassenpatienten-Daten.

Bei Privatpatienten mit Status F (familienversichert) gehen die Rechnungen an den Versicherten, desgleichen die Briefe (--> Adreß/Etikettdruck). Automatische Vorbelegungen erleichtern hier die Eingabe: Versicherten-Nachname und Versicherten-Adresse werden automatisch vom Patienten übernommen. Alles weitere hierzu siehe unten: Privatpatienten-Daten.

Adreßdaten zur UV/BG-Abrechnung:
Hierfür wird das Ankreuzfeld "UV/BG" markiert und statt der Versichertenadresse wird die Adresse des Unfallversicherungsträgers angegeben. Zur Erleichterung der Adreßeingabe kann mit dem neu erscheinenden Anwahlknopf aus der Kontaktadressenliste (Selektion "BG-Adressen") eine BG-Adresse durch Anklicken einkopiert werden.
--> Hilfe zu "BG/UV-Adressen (Gesamtliste)"

PLZ/Ort-Merkliste

Postleitzahl/Ort: Das Programm "lernt" neue PLZ/Ort-Kombinationen. Zu einer eingegebenen PLZ wird dann automatisch der entsprechende Ort eingeblendet. Sollten zu einer PLZ mehrere Orte vorkommen, so wird eine Auswahlliste eingeblendet, aus der der gewünschte Ort per Doppelklick gewählt werden kann.

Irrtümlich eingegebene PLZ/Ort-Kombinationen, die von der Software gelernt wurden, können unter Vorgaben/Programm/Sonstiges korrigiert werden, indem die PLZ und der Ort des falschen Eintrags per Lösch-Button gelöscht wird.

Kennung

Die maximal 3-buchstabige Kennung kann zu freien Zwecken benutzt werden, um Gruppen oder Zuordnungen zu gewünschten Kategorien zu bilden. Die Auswertung geschieht dann durch Anzeige in der Funktion Suchen nach Kriterien.

Gebührbefreiung bei Rezepten/Rezeptdruck:

Geben Sie hier im Fall von "Gebühr frei" den entsprechenden von/bis-Zeitraum an, also z.B. 01.09 - 12.09 für 1. bis letzten Monat im Jahr 2009.

E-Mail

Zu der hier eingetragenen E-Mail-Adresse kann durch Anklicken des rechts neben dem Eintragfeld vorhandenen Buttons ein Mailprogramm gestartet werden. (Es wird das in Windows zu "mailto" zugeordnete Standardprogramm gestartet.)

Entbindungsdatum und Graviditätsrechner

Siehe Hilfe zu El. Karteikarte / Graviditätsrechner.

Recalls

Siehe weiter unten unter "Recall-Organisation".

Privatpatienten-Daten

Patientendaten-Menue (Privatpatient):

Menue Patientendaten

Für Privatpatienten markieren Sie "Privat-Patient" (ist bei EASYGOÄ automatisch voreingestellt). Die vorgeschlagenen Standard-Faktoren zur Berechnung der GOÄ-Leistungen sind:

Bei abweichenden Tarifen (z.B. Post-B) können hier auch andere Faktoren angegeben werden. Sie werden dann bei der Eintragung von GOÄ-Leistungen im GOÄ-Leistungen-Menue automatisch statt der Standardwerte verwendet.

Voreinstellung der Faktoren --> Hilfe zu Vorgaben Privatabrechnung/Punktwerte

Privat-Tarife

Das Eintragsfeld "PAD: Vertragsart" wird nur bei Benutzung des Moduls PAD-Schnittstelle benötigt; hier wird der Privattarif eingetragen (von Ausnahmen wie z.B. Post-B abgesehen ist das 1; die anderen Tarife werden in einem Hinweisfenster angezeigt, sobald die Maus auf dem Eingabefeld positioniert ist).

Mittels Anwahlknopf (rechts) kann eine Übersicht der gängigen Privattarife angezeigt werden. (Bitte berücksichtigen Sie, daß alle diese Daten ohne Gewähr sind; ansonsten wäre auch für EASYGOÄ ein ständiges Softwareupdate nötig.) Der im Fenster angezeigte Inhalt entspricht der Datei privattarif.txt im Arbeitsordner. Diese kann auch per Textverarbeitung selbst editiert werden.

Kassenpatienten-Daten [EASYPRO]

Beim Einlesen einer Kassen-Chipkarte werden die Patientendaten automatisch eingetragen. Es erscheint das Fenster mit dem Patientenmenue und darüber das Fenster zum Eintragen eines Kassenscheins. Voreingestellt ist "Schein", bei anderen Schein-Typen klicken Sie den entsprechenden Knopf an. Es erscheint das Scheinmenue. Nach Eintragung der Daten gelangen Sie wieder zum Patientenmenue. Wiederum mit "OK" speichern Sie den Patienten ab. (Der genaue Ablauf ist hier ausgeführt.)

Die Diagnosen/Kassenleistungen zu einem Schein werden im Menue "Diagnosen" bzw. Menue "Kassenleistungen" eingetragen, erreichbar aus dem Hauptmenue. Die Verbindung zum Schein wird einmal durch das Datum, und zum zweiten durch Angabe des passenden Schein-Typs (s,ü,n,b) hergestellt.

Duplikatliste [EASYPRO]

Das empfohlene Vorgehen bei Kassen- oder Statuswechsel finden Sie hier beschrieben: Zweiteintrag/Duplikat Patient (bei Kassen- oder Statuswechsel). Ist seitens des Anwenders entgegen unserer Empfehlung jedoch ein Duplikat angelegt worden, so finden Sie beim veralteten Eintrag einen Verweis auf den Folgeeintrag, und beim aktuellen Eintrag einen Verweis auf den veralteten Eintrag. Durch Doppelklick wird das Patientenmenue verlassen und die angewählte Eintragsnummer in der Suchmaske eingeblendet.

Anzeige der Duplikatliste bei veraltetem Eintrag:

Bild

mit Verweis auf Nachfolger.


Anzeige der Duplikatliste bei aktuellem Eintrag:

Bild

mit Verweis auf Vorgänger.

Alle Patienten- und Duplikat-Einträge können angezeigt werden durch Eingabe von Buchstaben in die Suchmaske des Hauptmenues und Verwenden des Buttons "S (Geb)". Wenn Sie ermitteln möchten, zu welchen Patienten insgesamt Duplikate existieren, können Sie im Hauptmenue die Funktion Übersicht -> Ursprungseinträge zu Duplikaten anzeigen verwenden.

Änderung von Kassen- zu Privatpatient [EASYPRO]

Löschen Sie einfach alle Scheine zu diesem Patienten und ändern Sie die Option von "Kassenpatient" zu "Privatpatient".

Die Suchmaske und die Treffer-/Suchliste

Die Suchmaske befindet sich in der unteren Hälfte des Hauptmenues und dient zum schnellen Zugriff auf Patientendaten.

Anwahl bzw. Suchen eines Patienten

Am einfachsten geht es mit schon bekannter Patienten-Nr.: Geben Sie sie einfach im Feld „Nr.“ ein und klicken Sie auf Bearbeiten.

Oder Sie suchen den Patienten mit Buchstabeneingabe per Suchmaske. Es werden stets alle zu den eingegebenen Merkmalen passenden Einträge selektiert. Leere Felder zählen als "beliebig" und schränken die Auswahl nicht ein. Zwischen Groß- und Kleinbuchstaben wird nicht unterschieden.

Hier ein Beispiel: Bereits die Eingabe "c" im Vornamenfeld sowie "r" für den Nachnamen liefert unter Tausenden von Patienten eine gute Trefferselektion, die automatisch und alphabetisch sortiert ohne weitere Tasteneingabe in der Suchliste (im Hauptmenue oben rechts) erscheint. Klicken Sie dort dann den gewünschten Eintrag an, um ihn zu bearbeiten:


Beispiel für Suche mit "C" und "R" und Trefferanzeige in der Suchliste:

In der Suchliste kann mit Pfeiltasten und durch Blättern mit den Tasten (Bild auf), (Bild ab) manövriert werden.
Anklicken der Treffer läßt den Patient samt Nr. in der Suchmaske erscheinen, wo er mit Bearbeiten oder (Return) bearbeitet werden kann.

Mit Doppelklick wird direkt ins Patientenmenue geschaltet, 1x-Klick übernimmt den Patienten in die Suchmaske, wo direkt in eines der Submenues (z.B. Diagnosen, Leistungen, El. Kartei, Formulardruck, Privatrechnungsdruck) geschaltet werden kann (auch per Schnelltasten <Alt>+s, <Alt>+e usw.).

Patienten können auch über die Übersicht(en) angewählt werden; es erscheint ebenfalls eine Liste zum Anklicken.

Suchmaske leer

Der Knopf "Suchmaske leer" erleichtert den Beginn einer neuen Suche, indem alle Suchfelder automatisch geleert werden.

Aktuelle Daten?

Der Knopf "Akt. Daten?" zeigt, wenn er mit der Maustaste angeklickt und diese heruntergedrückt gehalten wird, für den aktuellen Patienten-Eintrag (-> "Nr"), welche Daten im aktuellen Quartal vorhanden sind, außerdem den Scheinstatus oder "Privat". Dabei werden die Knöpfe "Dia", "ElKart" usw. grau, wenn keine Daten vorhanden sind.
Der lila Knopf "Übers" zeigt nun den Scheinstatus:

Wenn Sie den Knopf mit heruntergehaltener <Strg>-Taste anklicken, werden die Daten für den heutigen Tag überprüft und der Status dargestellt.

Suchliste drucken

Die Suchliste kann auch ausgedruckt werden (siehe Befehl "Drucken" im oberen Hauptmenue-Balken).

Übersicht der Patienten

Es gibt zahlreiche Übersichten, die im Hauptmenue im oberen Balken unter "Übersicht" anwählbar sind. Die Such- bzw. Übersichtslisten bieten einen komfortablen Zugriff auf nach verschiedenen Kriterien selektierte Patienten. So gibt es eine alphabetisch sortierte und eine numerisch sortierte Übersicht.

Die Suchtreffer werden je nach Anzeigekriterium (alphab./num./Privat/Kassen) im Hauptmenue rechts oben in der Suchliste anstelle des Logos angezeigt.

Die numerische und die alphabetische Auflistung bleiben beide solange bestehen (auch im Hintergrund), bis die entsprechende Liste neu gefüllt wird. Klicken auf das kleine Feld links unter der Liste läßt die Suchliste wieder verschwinden.

Tagesliste (am Stichtag bearbeitete Patienten)

Zeigt an, welche Patienten mit dem Programm an einem angegebenen Tag bearbeitet worden sind. Hierbei zählen folgende Vorgänge (am betreffenden Stichtag) als Bearbeitungen:

Unter "Drucken" kann die Liste auch ausgedruckt werden, siehe Tagesliste drucken.

Tagesliste (Diagnosen/Leistungsziffern am Stichtag)

Anzeige der Patienten, für die Diagnosen/Leistungsziffern an einem angegebenen Tag eingetragen sind. Sie erhalten hiermit also eine Selektion aller zu einem bestimmten Stichtag behandelten Patienten.

Unter "Drucken" kann die Liste auch ausgedruckt werden, siehe Tagesliste drucken.

Tagesliste drucken

Dazu zählen:

Diese Befehle, die im Menue-Balken des Hauptmenues unter "Drucken" zu finden sind, ermöglichen das Drucken folgender Tageslisten:

Es werden die vorgefundenen Details, z.B. Ziffern, mit gedruckt. Und zwar optional mit oder ohne Karteikartendatum. (Bitte beachten: Es wird das auf der Karteikartenseite oben rechts stehende Datum als Referenz verwendet, nicht im Text möglichweise vorkommende andere Datumsangaben!)

Wochenliste

Liste der innerhalb der letzten 7 Tage (einschließlich heute) nach diesen Kriterien bearbeiteten Patienten.

Geburtstage innerhalb der nächsten ... Tage

(Für Praxismarketing geeignete Funktion)
Diese unter Hauptmenue -> Drucken zu findende Funktion ermöglicht die Erstellung einer Liste aller Patienten, die in diesem Zeitraum Geburtstag haben werden. Diese Liste kann dann in eine Serienbrieferstellung exportiert werden.

Sortiermethode

Die voreingestellte Sortiermethode gibt die Art der alphabetischen Sortierung an, die in den alphabetischen Übersichten angewendet wird. Siehe Wikipedia: Alphabetische Sortierung.

DIN 5007 Variante 1

DIN 5007 Variante 2 (spezielle Sortierung für Namenslisten, etwa in Telefonbüchern)


Beispiel:

DIN 5007 Var.1 (Lexikon) DIN 5007 Var.2 (Telefonbuch)

Göbel
Goethe
Goldmann
Göthe
Götz

Göbel
Goethe
Göthe
Götz
Goldmann

Sie können die gewünschte Sortiermethode in der Windows-Systemsteuerung einstellen unter Zeit/Sprache/Region > Region > Formate > Sortiermethode ändern: Wörterbuch oder Telefonbuch (DIN):

Die hier eingestellte Vorgabe gilt dann auch in anderen Programmen und in Listen bei Windows.

Suchen nach Kriterien

Bedienung

Hiermit kann, in Ergänzung zur den Übersichtsfunktionen (Hauptmenue -> Übersicht), einzeln oder kombiniert nach einer Reihe von einzelnen oder beliebig kombinierbaren Kriterien gesucht werden, z.B.:

Entsprechend können auch die anderen Einträge verwendet und kombiniert werden, z.B. "nur Privat" oder "ArztNr.=2" (bei mehreren Ärzten) etc.

Wichtig hierbei ist: Jeder Eintrag schränkt die Suche weiter ein, weil jede weitere Bedingung mit den schon angegebenen Bedingungen kombiniert wird (= logisches UND, nicht ODER!).

Als Platzhalter kann, wo angemerkt, das Fragezeichen (?) angegeben werden, so daß dieses Kriterium stets erfüllt ist, wenn überhaupt ein Eintrag vorhanden ist. Beispiel:

liefert alle Patienten, bei denen im fraglichen Zeitraum Kassenziffern eingetragen stehen.

Das Suchergebnis wird im Suchfenster des Hauptmenues (im Hintergrund) alphabetisch sortiert angezeigt, so daß bei Bedarf eine neue Suche mit variierten Kriterien ausführt werden kann. Ist die Suche beendet, schließen Sie das Fenster bitte mit "Ende" oder <Esc>. Die im Suchfenster gezeigten Treffer können komfortabel durch Anklicken und <Return> bzw. "Patient" oder per <Alt-d>, <Alt-p> usw. bearbeitet werden.


Beispiel für eine Suche nach Kriterien (hier: Zeitraum + Medikament "ASS") mit rechts im Hauptmenue angezeigten Treffern:

Suchen nach Kriterien

Beispiel für eine Suche ohne Kriterien, nach Bearbeitungszeitraum, mit rechts im Hauptmenue angezeigten Treffern:

Suchen nach Kriterien

Kennung

"Kennung" bezieht sich auf das maximal 3-buchstabige gleichnamige Feld im Patientenmenue, das zu freien Zwecken benutzt und hier bei der Suche sehr hilfreich zur Selektion gewünschter Gruppierungen verwendet werden kann.

Duplikate

"Patient hat Duplikat" selektiert, wenn angewählt, alle Patienten, für die ein Duplikateintrag vorhanden ist. Neben der Markierung "—> 2" erscheint das Datum, an dem das Duplikat angelegt worden ist, sowie die Patienten-Nr. des Duplikats.

Alles weitere zu Duplikaten siehe: Kassenscheine, Kassenziffern und KV-Abrechnung —> Zweiteintrag/Duplikat Patient (bei Kassen- oder Statuswechsel).

Stationär (Datum)

"Stationär (Datum)" selektiert alle Patienten, für die ein stationärer Behandlungszeitraum im Patientenmenue eingetragen ist.

UV/BG

"UV/BG" selektiert, wenn angewählt, alle Patienten mit einer markierten UV-Markierung im Patientenmenue.

Überweisungsarzt

"Überweisungsarzt" selektiert, wenn eingetragen, alle Kassenpatienten, in deren Überweisungsschein dieser Arztname als Überweiser eingetragen steht.

Ausgabe der Suche in Drucktabelle

Diese Funktion ist kostenpflichtig. Mit ihrer Hilfe können die Suchergebnisse als Drucktabelle angezeigt und ausgedruckt werden. Per Jokerzeichen "*" können Tel-Nr., E-Mail-Adresse oder Cave ausgegeben werden, siehe:

Beispiel für eine Suche mit Joker "alle Telefonnummern":

Suchen nach Kriterien

Familieneintrag

Erleichtert die Eingabe der Patientendaten für Familienmitglieder auf der Basis der schon bekannten Daten. Soweit diese im Menue angezeigt werden, müssen sie nicht mehr neu eingegeben werden.

Anzuwählen im Hauptmenue: in der Menueleiste unter "Patient oder rechts unten das Symbol unter "Privatabr". Legt zu einem vorhandenen Patientendaten-Satz einen neuen Eintrag mit Übernahme etlicher Daten an.

Die Funktion kann auch für die UV-Abrechnung zum Anlegen eines UV-/BG-Patienten genutzt werden: --> Hilfe zu "UV-Abrechnung (früher BG)".

Recall-Organisation

Diese Funktion ist in früheren EASYGOÄ-Versionen aus dem Patientenmenue heraus mit dem Knopf "Recall-Organisation zeigen/verbergen" (Knopf ohne Text mit Kalendersymbol) aufzurufen. In aktuellen Versionen von EASYPRO/EASYGOÄ findet sie sich als Registerkarte im oberen Bereich des Patientenmenues.

Die Logik von Recalls läßt sich am besten an einem Beispiel erklären:

Beispiel für Recalls

Nehmen wir an, Sie möchten einmal im Jahr Patienten zu einer Krebsvorsorge einladen, etwa durch Briefanschreiben. Dazu definieren Sie einmalig unter Vorgaben/Programm/Recalls einen Recall-Typ "Krebsvorsorge" und den Zeitraum "12 Monate".

Beispiel für Einträge unter Vorgaben/Programm/Recalls:

Da die Patienten unterschiedliche Behandlungstermine haben, werden die Termine wie soeben erwähnt im Patientenmenue verwaltet. Sie klicken dort am Behandlungstag zu dem entsprechenden Recall-Typ, also "Krebsvorsorge", den entsprechenden Knopf. Dieser addiert zum Tagesdatum den Recall-Zeitraum, also 12 Monate, hinzu und vermerkt im Eintragsfeld das Recall-Stichdatum.
Das Recall-Stichdatum kann auch manuell editiert werden, z.B. wenn Sie bereits erfolgte Behandlungen nachträglich vermerken wollen: dann geben Sie einfach das gewünschte zukünftige Recall-Stichdatum selbst ins Eingabefeld ein.

Beispiel für die Verwaltung des/der Recalls im Patientenmenue:

Nun zur Auswertung der eingetragenen Recalls. Hierzu rufen Sie regelmäßig im Hauptmenue unter "Übersicht/Recalls" den gewünschten Recall-Typ auf; in unserem Beispiel also "Krebsvorsorge". Nun erscheinen rechts im Hauptmenue in der Treffer-/Suchliste diejenigen Patienten, bei denen die Recall-Frist erreicht worden ist und die per Brief angeschrieben werden sollen.

Aufruf der Recalls im Hauptmenue unter "Übersicht/Recalls":

Diese Trefferauswahl kann nun unter "Drucken" und "Exportieren" exportiert und mit der Serienbrief-Funktion, etwa von WORD, OPENOFFICE oder LIBREOFFICE, angeschrieben werden. Näheres hierzu siehe Hilfe zu Export der Patientenadressen.

Sobald der eingeladene Patient behandelt worden ist, wird der beschriebene Zyklus, wie oben begonnen, von neuem durchgeführt.

Weitere Nutzungsmöglichkeiten

Außer für Benachrichtungen per Serienbrief kann die Recall-Funktion auch für jede andere Art von zyklischer Überwachung von Behandlungen oder anderen Vorgängen benutzt werden, indem einfach die oben beschriebene Logik angewendet wird.

Patientenquittung

[Nur EASYPRO]
Sie finden die Funktion Patientenquittung drucken unter Hauptmenue -> Formulare -> Weitere: Pat.-Quittung.

Die Patientenquittung umfaßt die je Abfragezeitraum erfaßten EBM-Leistungen. Diese werden auf der Basis des aktuellen EBM-Punktwertes sowie der aktuellen Arztquote berechnet und summiert.

Sollten Sie eine Patientenquittung drucken, sollten Sie vorher diese Vorgaben unter Vorgaben/Programm/Sonstiges überprüfen:

Cave-Warnfunktion

Es gibt zwei Modi für die Cave-Anzeige:

  1. Cave-Kurztext im Patientenmenue
  2. Cave-Langtext im Behandlungen-Menue

Cave-Kurztext im Patientenmenue

Wird im Feld "Cave" eingetragen und wird dann im Hauptmenue als gut sichtbarer Textbalken in Orange automatisch angezeigt. Voraussetzung ist, daß der Patient vorher angewählt wurde, z.B. durch Aufruf des Patientenmenues, Anklicken der Suchliste, Einlesen einer Chipkarte, Aufruf eines Menues (Dia, GOÄ, Med usw.) oder durch einen der Buttons Alle, Qu oder Heute.

Cave-Langtext im Behandlungen-Menue

Wird auf einer beliebigen Großtext-Seite des Behandlungen-Menues des fraglichen Patienten eingetragen, und zwar mit der Titelüberschrift "--- Cave ---". Darunter folgt der frei wählbare Warntext.

Tip: Durch Anwählen des Titels in der Auswahlliste rechts (bei "Titel ->") kann "--- Cave ---" automatisch eingefügt werden.

Das Cave-Eintrag wird dann als orangener Cave-Textbalken angezeigt:

Beispiel:

Patienten deaktivieren

Das Löschen von Patienten entfällt aus rechtlichen Gründen. Stattdessen können einzelne Patienten deaktiviert werden: via Hauptmenue in der Menueleiste unter Patient zu der unter "Nr." eingegebenen Patienten-Nr. Dieser Patient erscheint dann in keiner Übersicht mehr. Ausnahme: Unter Übersicht -> Inaktive Patienteneinträge anzeigen werden alle deaktivierten Patienten gelistet.

Die Deaktivierung kann mit Inaktiven Patienteneintrag aktiv setzen (Sonderfall) (ebenfalls unter Hauptmenue in der Menueleiste unter Patient) bei Bedarf rückgängig gemacht werden.

Copyright © 2018
Reschke Kommunikation