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Menue der periodischen Datenpflege mit Löschfunktionen und Datenauslagerung/Archivierung:
Es werden alle GOÄ-Leistungen zu einem Quartal gelöscht. Der Befehl dient zur Reduzierung der nach einigen Jahren angehäuften Datenmenge.
Es werden ALLE Scheine eines Quartals sowie aller davorliegenden Quartale gelöscht. Erlaubt sind aus Sicherheitsgründen nur Quartale, die mindestens drei Quartale vor dem aktuellen Quartal liegen. Da keinerlei Patientendaten bzw. in den betreffenden Quartalen liegende Diagnosen oder Kassenleistungen gelöscht werden, gehen diese Daten beim Löschen der Scheine nicht verloren.
VOR Ausführung der Funktion sollte eine Kopie des EASYPRO-Arbeitsordners c:\dialog_m auf CD-ROM bzw. DVD-ROM erfolgen, die aus Dokumentationsgründen dauerhaft aufzubewahren ist.
Hinweis: In den Quartalsupdates werden von Zeit zu Zeit ebenfalls nicht mehr benötigte alte Scheine gelöscht, und zwar meist Scheine, die älter als mindestens ca. zwei Jahre sind.
Es werden ALLE Kassenleistungen eines Quartals gelöscht. Damit erspart man sich das Aufrufen der entsprechenden Menues für jeden einzelnen Patienten.
Es werden ALLE Diagnosen eines Quartals gelöscht. Der Befehl dient zur Reduzierung der nach einigen Jahren angehäuften Datenmenge.
Das Löschen geschieht wahlweise für Privat- oder Kassenpatienten.
Es können wahlweise alle Dauer-Diagnosen mit gelöscht oder stehengelassen werden.
Hiermit können alte Medikationen-Einträge für sämtliche nach Patienten nach vorgegebenem Zeitraum gelöscht werden. Dauer-Medikationen (mit "D") werden dabei ausgenommen.
Mit "Löschen bis Stichtermin" werden Patienten gelöscht, die nach einem von Ihnen angegebenen Stichtag nicht mehr im Programm bearbeitet wurden. (Evtl. angezeigtes Bearbeitungsdatum 0.0.0 weist auf Zeit vor 1995 hin.) Als "Bearbeitung" gilt z.B.: Abspeichern von Chipdaten, Patientendaten, Diagnosen, Leistungsziffern, Medikationen, Scheindaten.
Das Löschen geschieht auf Wunsch nach Einzelquittierung oder nach Quittierung je 50 Einträgen. "Einzelquittierung" bedeutet also, daß Sie in jedem Fall einzeln entscheiden können, ob der Eintrag gelöscht werden soll oder nicht. Sie können den Löschvorgang auch jederzeit mit "Abbruch" einstellen.
Durchläuft sämtliche Patienten und bietet im Einzel-Abfragedialog die Übernahme der Dauerdiagnose in die aktuelle Abrechnungsperiode an.
Zur Eingrenzung der abzuarbeitenden Patienten gibt es noch einen zwischengeschalteten Abfragedialog "Nur Patienten mit Bearbeitungsdatum nach dem ...", so daß nicht auch noch die Dauerdiagnosen von Patienten, die schon lange nicht mehr abgerechnet werden, mit abgearbeitet werden müssen.
Angezeigt wird dann der Patientenname sowie das Datum und der genaue Text der Dauerdiagnose, bei Kassenpatienten mit Zusatz "gesichert, Verdacht auf,...".
Der Bediener kann nun unter folgenden Möglichkeiten wählen:
Die Datenauslagerung führt vor allem für Praxen, die schon mehrere Jahre lang Daten gesammelt haben, zu einer beträchtlichen Beschleunigung der Zugriffszeiten und zu kompakteren Dateien.
Sollten Sie an Statistikdaten vor 2012 interessiert sein, können Sie sich diese vor der Auslagerung anzeigen lassen und notieren. Oder Sie gehen nach dem unter De-Archivierung beschriebenen Verfahren vor, das Sie auch noch nach Jahren jederzeit bei Bedarf durchführen können.
Siehe den Abschnitt "Archivierung bis ..." im obigen Bild. Die Datenauslagerung ist zur Zeit für Diagnosen, GOÄ-/Privatleistungen und Kassenleistungen möglich. Archiviert werden alle Daten bis Ende 2011. Diese bleiben in den entsprechenden Menues Diagnosen, GOÄ-/Privatleistungen und Kassenleistungen weiterhin zugreifbar, und zwar über einen links unten in den Menues gezeigten Symbol-Button mit Beschriftung "A", bei dem die Beschriftung "Archiv bis ..." aufblinkt (Schnellanwahl: <Alt>+a). Diese archivierten Daten können dann noch alle gelesen, aber nicht mehr geändert werden.
Bitte berücksichtigen Sie, daß Dauerdiagnosen wie normale Diagnosen behandelt und ausgelagert werden.
D.h. nach der Auslagerung sind alle vor 2012 eingetragenen Dauerdiagnosen aus dem aktuellen Datenstand, wie er z.B. für Kassenabrechnungen benutzt wird, verschwunden! Deshalb sollten diese vor dem Aufruf der Diagnosen-Auslagerungsfunktion in die Gegenwart übertragen werden.
Für die Übertragung der alten Dauerdiagnosen gibt es neben Dauerdiagnosen übernehmen (mit Einzelquittierung) eine auf den Zeitraum der Auslagerung angepaßte Sonderfunktion, siehe Button "DD" im obigen Bild. Diese Funktion ermöglicht ebenfalls die Einzelquittierung, aber bietet wahlweise auch eine "Schnellfunktion" an, um nicht tausende Mal eine Quittierung vornehmen zu müssen. Eingegrenzt wurde die Auswahl der hier abgearbeiteten Dauerdiagnosen auf den Zeitraum vor 2012 und auf Patienten, die nach 2010 noch in der Praxis behandelt worden sind.
Bitte lesen Sie die nachfolgende Beschreibung genau durch. Mißachtung der Angaben kann dazu führen, daß möglicherweise Ihre Praxisdaten beschädigt werden. Wir empfehlen daher, die Datenauslagerung in Ruhe und außerhalb der Praxiszeiten durchzuführen.
Legen Sie auf jeden Fall vor der Ausführung einer Datenauslagerung, genau wie vor Updates oder Datenrekonstruktionen, eine CD-/DVD-ROM-Kopie des gesamten Software-Arbeitsordners c:\dialog_m an. (Dies ist die in den Sicherungsempfehlungen angegebene Standardsicherung, die z.B. auch unbedingt einmal pro Woche durchgeführt werden sollte. Praxisdatensicherung oder Schnellsicherung (Netz) in Systemwartung und Sicherungen sind keine Komplettsicherung! Alles weitere dazu siehe hier.) Damit erreichen Sie zweierlei:
Folgende Gegebenheiten werden für die Ausführung der Datenauslagerung unbedingt vorausgesetzt:
Sie wählen den Radioknopf für die jeweilige Archivierung an, also für Diagnosen, GOÄ-/Privatleistungen oder Kassenleistungen (nur EASYPRO- oder ehemalige EASYPRO-Anwender). Die Datenauslagerung läuft dann für den entsprechenden Datentyp automatisch durch. Dabei werden die alten Daten in einen separaten Ordner archiv_2011 unter dem Arbeitsordner c:\dialog_m geschrieben und danach in der Originaldatei gelöscht.
Nachdem alle zwei bzw. drei Archivierungsläufe fertig sind, muß noch die Datenrekonstruktion ausgeführt werden; siehe nächster Abschnitt:
Die Datenrekonstruktion wird nach Beendigung aller zwei bzw. drei Archivierungsläufe ausgeführt, um die Datenbank zu komprimieren bzw. zu bereinigen. Die Datenrekonstruktion wird in "Systemwartung und Sicherungen" ausgeführt, wie hier beschrieben. Beachten Sie bitte auch dort die wichtigen Ausführungsvoraussetzungen.
Die De-Archivierung ist sehr einfach. Wir müssen aber voraussetzen, daß der Anwender ein Mindestmaß an Kenntnissen zu Windows und Laufwerken bzw. Ordnern hat. (Näheres siehe Die Bedienung von Windows.)
Zur De-Archivierung nehmen wir die Sicherung auf CD-/DVD-ROM, die oben beschrieben wurde. Mit dieser können Sie EASYPRO/EASYGOÄ auch in jedem früheren, als Sicherung festgehaltenen Zustand wieder aufrufen. Das geschieht am besten so:
Sie nehmen einen leeren USB-/Memory-Stick und kopieren unter Windows/Computer(Arbeitsplatz)
den Inhalt der Sicherung, also den Ordner c:\dialog_m, auf den Stick. EASYPRO/EASYGOÄ läßt sich dann auch ganz einfach von dort aus starten, indem Sie ep.exe bzw. ep dopppelt anklicken. (Die Meldung, daß der Ordner nicht stimmt, können Sie in diesem Fall ignorieren.)
(Sie könnten den Ordner auch auf die Festplatte kopieren, aber wenn man sich nicht auskennt, besteht die Gefahr, daß die aktuelle Softwarekonfiguration, die sich ja im gleichnamigen Ordner befindet, überschrieben wird, und das muß auf jeden Fall verhindert werden.)
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